Effectief vergaderen draait voornamelijk om sociale aspecten: Je goed voorbereiden, een doeltreffende voorzitter, luisteren naar anderen. Maar vergeet ook de fysieke omgeving waarin je vergadert niet. Ik schreef al eerder over het belang van voldoende ventilatie in je vergaderruimte. Deze keer ga ik dieper in op de ‘ideale’ vergadertafel.
Waarom zittend vergaderen?
Niemand zegt dat je aan een vergadertafel MOET zitten. Soms krijg je juist veel energie van een korte staande meeting of zelfs een wandelvergadering. Maar als je dan toch aan een tafel vergadert (bijvoorbeeld omdat het handig is om je laptop of papieren te stallen, of omdat het simpelweg praktischer is) welke rol speelt het meubilair dan voor een succesvolle meeting?
Een vergadertafel die bij de ruimte past
Of je nu aan een ronde, vierkante, modulaire, rechthoekige, houten, glazen of plastic vergadertafel zit, zorg er in ieder geval dat ie bij de ruimte past.
Dit zijn de meest gemaakte fouten:
Je hebt te weinig beweegruimte om de vergadertafel heen: Uit psychologisch onderzoek blijkt dat we snel gestrest raken wanneer we een ruimte als ’te druk’ ervaren. Een te grote vergadertafel, of te veel overbodig meubilair eromheen, kan dit effect veroorzaken.
De vorm van de vergadertafel vloekt bij de vorm van de ruimte: Dus een ronde of vierkante tafel in een langwerpige ruimte of een rechthoekige tafel in een vierkante ruimte. Het gebrek aan harmonie in design zorgt voor een onrustige vergaderervaring.
Maakt het uit of je aan een ronde of rechthoekige tafel overlegt?
Behalve een paar algemene regels over wat je niet moet doen, kun je moeilijk zeggen wat nu precies de ‘ideale’ tafel is. Dat hangt namelijk net af van het doel dat je wilt bereiken.
Een rechthoekige tafel bevestigt autoriteit. Deze is dus ideaal wanneer je tijdens een vergadering als voorzitter duidelijke beslissingen wilt maken.
Een ronde tafel zorgt juist voor rust en gelijkheid. Goed voor een informeel overleg.
Experimenteren kan geen kwaad
Wat is mijn belangrijkste punt met deze blog?
Het soort vergadertafel waar je aan zit kan wel degelijk (een klein) verschil maken voor een effectieve meeting.
Experimenteer daarom eens met verschillende tafels in verschillende ruimtes.
Afbeelding via Pexels
