Elke week teamoverleg op de maandagochtend wordt al snel een sleur. Zit Karel nog bij klant X? Ja, Karel zit nog bij klant X. Gaat het goed? Ja, het gaat goed. Enzovoorts. Cottus wil zinvoller vergaderen en er bovendien minder tijd aan besteden. Vestigingsmanager Sander Wiegers en P&O Directeur Sandor Görtz vertellen hoe ze dat aanpakken.
Een wekelijkse vergadering wordt al snel saai, vertelt vestigingsmanager Wiegers: “Wij zijn een technisch detacheringsbureau. Sommige jongens lopen al maanden of jaren bij dezelfde klant. Dan vraag je aan de projectmanagers hoe het gaat en krijg je elke week hetzelfde riedeltje. Zo wordt het al gauw een saaie bedoening. Bovendien kost het erg veel tijd.”
Directeur Görtz herkent het, maar: “Aan vergaderen ontkom je niet. Je probeert toch sturing te geven aan je commerciële apparaat. Je wilt ook mensen actief bij je organisatie betrekken.” Om het anders aan te pakken organiseert hij samen met Effectief Vergaderen een grote brainstormsessie. Twee maanden later komt trainer Bart Nijhuis terug voor de finetuning.
Stap 1. Brainstorm: Hoe willen we anders vergaderen?
“Op die eerste dag stelde Bart ons heel veel vragen”, vertelt Wiegers, “het ging er steeds om wat we wilden bereiken met een vergadering en hoe we dat wilden aanpakken.”
Hij somt een aantal doelen op:
- Minder tijd kwijt aan wekelijks teamoverleg (1.5-2 uur)
- Beter voorbereiden zodat je het echt ergens over kan hebben
- Iedereen aan het woord, niet alleen de vestigingsmanager
Görtz: “Na een grote brainstormsessie hebben we een format opgezet met drie verschillende soorten vergaderingen in plaats van alleen zo’n wekelijks teamoverleg.”
- Operationeel overleg (elke 4 weken), Minder vaak om bijzaken van hoofdzaken te scheiden. Duidelijke KPI’s.
- Coachoverleg (elke maand), Persoonlijke coaching. Waar loop je tegenaan?
- Koersreview (elk kwartaal), Betrokkenheid bij het bedrijf. Grotere plaatje.
Cottus probeert de nieuwe stijl vergaderen gedurende twee maanden uit in de vestigingen Apeldoorn en Heerenveen. Bij succes gaat het bedrijf landelijk over.
Stap 2: Pilot: Niet meer alles op een hoop
Hoe bevalt het om in plaats van bekende wekelijkse teamoverleg over te schakelen naar een geheel nieuwe vorm van samenkomen. En zijn zaken als een ‘coachingssessie’ of ‘koersreview’ wel besteed aan de toch vrij nuchtere projectmanagers bij het technische detacheringsbureau?
-
Operationeel overleg (elke 4 weken)
Görtz: “Het operationele overleg houden we nog maar eens in de vier weken. Daardoor wordt het belangrijker. Je gaat bijzaken en hoofdzaken scheiden. Een klein probleempje – over zeg een stuk gereedschap – komt niet meer voorbij. Dat bespreek je direct met je manager.”
“Je gaat meer op de middellange termijn werken. Het wordt minder vrijblijvend. Projectmanagers moeten een overzichtje voorbereiden op KPI’s zoals klanten, prospects, medewerkers, sollicitanten en veiligheden. Dan bespreek je bijvoorbeeld een klant die over drie maanden wil opschalen. In plaats van reactief op de markt, ga je er proactief op zitten.”
-
Coachoverleg (elke maand)
Wiegers: “Als ik eerlijk ben, zag ik hier zelf tegenop. Ik was bang dat er allerlei hele persoonlijke zaken naar boven zouden komen drijven. Bovendien, we zitten hier met zijn vijven op kantoor en werken heel nauw samen. Wat voegt zo’n coachgesprek dan nog toe?”
“Van Bart had ik redelijk wat handvaten gekregen om een moeilijk gesprek aan te gaan. Hoe vind je dat het gaat? Wat vind je moeilijk? Wat zijn successen? Wat ga je komende periode anders doen? Daar kwamen toch wel hele nuttige zaken uit. Zeker als je iemand zo’n coachgesprek laat voorbereiden. Dan heb je het ineens over hoe je met lastige klanten omgaat. Of hoe je een verzuimgesprek voert. Dat soort dingen komen toch minder aan bod in een teamoverleg.”
-
Koersreview (elk kwartaal)
Görtz: “Deze meeting is op een andere locatie dan gebruikelijk. Bijvoorbeeld in een restaurant of een mooie congreszaal. Dan vertel je hoe het met het bedrijf gaat, wat andere onderdelen aan het doen zijn en waar je naartoe wilt. Je zet als het ware een stip op de horizon.”
Wiegers: “De koersreview is een mooi officieel moment om het eens over het bedrijf te hebben. Bijvoorbeeld dat we een nieuwe vestiging gaan openen in Breda. Maar ook om het eens te hebben over de opleidingsmogelijkheden die we landelijk hebben. Normaal komt dat soort informatie maar heel mondjesmaat door. Dit soort bijeenkomsten geven meer betrokkenheid bij het bedrijf en je hoort iets niet pas wanneer het al gerealiseerd is.”
Stap 3. Review: Gerichte meetings finetunen
Na twee maanden komen de drie directeuren en twee vestigingsmanagers van de oorspronkelijke brainstormsessie weer bij elkaar. Hoe is de vergaderpilot in Apeldoorn en Heerenveen bevallen? Is dit de juiste vorm?
Görtz: “Over de vorm waren we het eigenlijk wel eens; de structuur waarin je het teamoverleg, coachgesprek en koersreview loskoppelt, werkt goed. Daar hoefden we niet nog eens over te brainstormen. In plaats daarvan zijn we dieper op de inhoud ingegaan. Wat willen we precies bespreken tijdens zo’n coachgesprek? Welke succeswaarden vinden we belangrijk? En hoe zorgt je ervoor dat je niet op een robotachtige manier de middenmoot bespreekt, maar juist dieper in kan gaan op wat er fantastisch gaat en waar het pijn doet.”
Evaluatie: ‘Dit scheelt ons heel veel tijd’
Wiegers: “Elke maand teamoverleg in plaats van elke week bevalt goed. Natuurlijk moet je soms toch af en toe even een momentje inlassen, maar dan zetten we niet de computers aan, dan is het gewoon even een kopje koffie. Ik snap als leidinggevende nu veel beter waarom dingen goed gaan of niet goed gaan. Daarom snap ik ook waarom mensen bepaalde keuzes maken. Qua tijd scheelt het behoorlijk; alles bij elkaar opgeteld vergaderen we de helft minder.”
Görtz: “We zijn binnengekomen met het idee dat we het alleen over vergaderen gingen hebben. Uiteindelijk ging het over veel meer: Naar elkaar luisteren. Synergie krijgen tussen collega’s op de vestiging en de manager. Het om elkaars ideeën, initiatieven en onvolkomenheden positief te ondersteunen. Dat je niet vergadert om punten af te vinken maar samenwerkt aan een gemeenschappelijk doel. We gaan dit nieuwe systeem vanaf september 2019 uitrollen bij elke vestiging en ook voor de hogere managementlijnen lijkt het me heel nuttig.”
Wil je weten hoe jij met je team effectief kunt vergaderen? Neem contact op! info@effectiefvergaderen.nl
