De sleutel tot effectief vergaderen ligt vaak in de voorbereiding. Net zo goed belangrijk is wie je uitnodigt. En natuurlijk de vraag of je überhaupt wel moet vergaderen. Maar soms heb je die omstandigheden niet allemaal zelf in de hand. De vergadering komt er en jij bent de voorzitter, hoe ga je nu effectief vergaderen? Wat kun je dan doen om het overleg zo succesvol mogelijk te leiden? In dit artikel lees je 7 nuttige tips; goed een vergadering voorzitten:
Vergadering voorzitten tip #1 Begin op tijd
Ook al is Jan van financiën er over vijf minuten écht zeker weten. Ook al wil Sandra nog even koffie halen. Een van de grootste vergaderergernissen (wij deden er onderzoek naar) is dat overleggen langer duren dan gepland. Dus kun je maar beter op tijd beginnen.
#2 Zet de toon
Stel je voor dat Matthijs van Nieuwkerk De Wereld Draait Door zou openen met:
“Ja ehm hallo, volgens mij gaan we het vandaag hebben over..”
Dan is de helft van zijn kijkers na de eerste minuut al weggezapt.
Nu is bij een vergadering de kans wat kleiner dat ‘je publiek’ spontaan wegloopt na een slappe opening (misschien dat Sandra alsnog koffie gaat halen), maar je draagt zeker niet bij aan een energieke vergadersfeer. Zorg dus dat je op een enthousiaste manier opent. Bijvoorbeeld met een quote die je aanspreekt of een kort verhaal, het liefste iets wat aansluit bij het ‘waarom’ van de meeting.
#3 Formuleer het doel
Want dat ‘waarom’ is enorm belangrijk. Wat is het doel waar je de komende dertig of zestig minuten over gaat praten? Als het doel vanwege een gebrekkige voorbereiding nog niet helemaal vaststaat, kun je dit het beste aan het begin van de vergadering in ieder geval overeenkomen. Anders blijf je praten.
#4 Spreek met je lichaam
Over praten gesproken. Dat doe je niet alleen met woorden. Zeker als vergadervoorzitter is het belangrijk dat je ook actief non-verbale communicatie inzet. Dat begint met zelf rechtop zitten en een open houding aannemen. Meer ervaren voorzitters weten ook hoe ze (een verlegen) iemand kunnen aanmoedigen om te spreken en hoe ze met handgebaren op een subtiele manier het tempo erin houden.
#5 Luister en vat samen
Sommige mensen herhalen zichzelf. Dat komt vaak omdat ze niet zeker weten of hun punt wel is aangekomen. Hier ligt een belangrijke taak voor de vergadervoorzitter. Onderbreek iemand wanneer diegene in herhaling valt, maar niet door een ruwe afkapping. Probeer in plaats daarvan in je eigen woorden kort samen te vatten wat zijn of haar belangrijkste punt is. Daarna kun je (vanwege de tijd) doorgaan naar een andere deelnemer of een volgende vergaderpunt.
Samenvatten is een kunst. Naar verloop van tijd wordt je er beter in. Aandachtig luisteren helpt in ieder geval, en soms kun je ook met wat kernwoorden aantekeningen maken.
#6 Let op wie het woord wil
Misschien nog wel belangrijker dan je eigen non-verbale communicatie is die van andere deelnemers herkennen. Wie fronst is het wellicht ergens niet mee eens, wie diep inademt wil misschien graag het woord, wie het onderwerp belangrijk vindt, zit vaak voorovergebogen. Als slimme voorzitter kun je dit soort signalen gebruiken: ‘Ik zie je zuchten, heb jij moeite met deze stelling?’
#7 Parkeer minder relevante onderwerpen
Nog even naar Matthijs van Nieuwkerk. Die vindt heel veel dingen ‘erg interessant, daar gaan we het misschien zo nog over hebben’. Net als andere talkshowhosts heeft hij goed door wat de essentie is van wat hij wil bespreken. Andere onderwerpen worden even ‘geparkeerd’.
Diezelfde technniek kun je als vergadervoorzitter gebruiken. Wees er alleen wel iets eerlijker over. Stel voor wat een geschikter moment zou kunnen zijn. Zoals bijvoorbeeld een 1-op-1-overleg. Zo zorg je dat je de vergadering ook op tijd kun eindigen.
Foto credit: Unsplash
