Hoe kun je Effectief Vergaderen inzetten om gezamenlijk tot een energiek, leuk en georganiseerd teamoverleg te komen?
Binnen je organisatie een team Teamoverleg starten! In 3 dagdelen hebben we begin van dit jaar samen gekeken naar de beste invulling van de overleg structuur binnen het front-office team van Woningcoöperatie Domijn.
Training Effectief Vergaderen
Nienke van Ree zegt hierover: Met het uitgangspunt dat we ‘iets’ willen veranderen aan ons teamoverleg, zijn we gestart met ‘Team Teamoverleg’. In dit team zitten 5 collega’s van de Front Office. Allemaal zagen we wel uitdaging in het organiseren en optimaliseren van ons overleg. Tijdens een kleine rondvraag op de afdeling bleek dat we, logisch, het liefst een hele nuttige vergadering uitlopen vol nieuwe energie om weer mee aan de slag te gaan. Dat was alleen nog niet altijd het geval.
Het voorbereiden van een effectieve teamvergadering voor 25 personen is geen gemakkelijke klus. Vooral niet omdat wij onze vergadering buiten kantoortijden plannen en/of invallers voor onszelf moeten zoeken in verband met ons klantcontact. We waren dan vaak ook al blij als we een agenda en een geschikt moment hadden gevonden waarop we allemaal beschikbaar waren. Effectief Vergaderen heeft ons op een toegankelijke manier laten inzien, dat dit slechts het begin van de voorbereiding is en dat we zoveel meer kunnen bereiken.
Team Teamoverleg
Vanuit Domijn kregen we de kans om onszelf als team Teamoverleg verder te professionaliseren. In een eerste intakegesprek met trainingsbureau Effectief Vergaderen, hebben we daarom gekeken naar onze wensen en onze doelstellingen. Daisy heeft vervolgens de cursus effectief vergaderen hierop aangepast en vertaalt naar drie dagdelen. Hierin gingen we in op het vergaderplan, de vaardigheden die horen bij de rollen tijdens een vergadering en we hebben nieuwe werkvormen geprobeerd.
Gedurende de drie dagdelen heeft ze continue geluisterd naar onze wensen en de lesinhoud nog verder voor ons gepersonaliseerd. Bij ons betekende dit dat we uiteindelijk ook meer hebben gekeken naar onze eigen kwaliteiten om vervolgens te kijken naar een passende taak binnen het overleg. Daisy weet door haar enthousiasme en open houding ook nog eens een hele fijne sfeer te creëren waardoor wij als team ook echt konden groeien. Op die manier is er een hele natuurlijke rolverdeling ontstaan waarmee wij iedere vergadering aankunnen.
Praktische tips
We hebben veel praktische tips en zeker ook een aantal a-ha inzichten gekregen. Doordat we zo intensief bezig zijn geweest met het doel en de rode draad van onze vergaderingen, staat de basis voor de rest van het jaar al als een huis. En nu de eerste vergadering nieuwe stijl inmiddels achter de rug is, durf ik ook te zeggen dat we nu inderdaad effectief vergaderen!
Gezien de huidige situatie is met het hele team vergaderen niet mogelijk maar toch probeert dit team van Domijn alle (online) mogelijkheden in te zetten om de overleggen op de nieuwe manier invulling te geven.
Wil jij met je team net als bij Domijn je teamoverleg onder de loep nemen? Wij helpen graag met praktische tips en tools om dit te realiseren!
