Sommige mensen kunnen wel wat tips gebruiken om slim te notuleren. Zie je bijvoorbeeld dit konijn? Ze is supergoed aan het opletten! Geen detail ontgaat haar. En dat wil ze graag aan je laten zien. Wat heeft dat nou met effectief vergaderen of specifieker notuleren te maken? Ik heb soms het idee dat notulisten een beetje als dit konijn zijn. Bang om iets te missen letten ze op elk miniscuul detail. Ze schrijven alles wat je zegt liefst woord voor woord op. Daar krijg je hele gedetailleerde – maar niet per se hele goede – notulen door.
Het omgekeerde is natuurlijk ook mogelijk:
Deze jaguar is al lang kwijt waar de discussie nu precies over gaat.
Misschien dat zijn houding ook niet echt helpt.
Maargoed, eigenlijk wilde hij ook helemaal niet notuleren. Hij was alleen te laat met reageren toen die vervelende zebra van HR hem de notitielaptop toeschoof.
Hoe zorg je er nu voor dat notuleren tijdens een vergadering zowel makkelijker als leuker wordt? Ik heb wel een paar tips voor je:
Notuleren tip #1 Ga naast de voorzitter zitten
Goeie tip voor de jaguar (het konijn zit er waarschijnlijk al een kwartier van tevoren). Naast de voorzitter voel je je gelijk meer betrokken bij de vergadering. Je hebt een goed overzicht van alle deelnemers en kunt ze beter verstaan.
#2 Weet wie er komt en waar het over gaat
Nog een voor de jaguar. Door je van tevoren altijd even te verdiepen in de agenda en de deelnemers, snap je het doel van de vergadering beter en wat er besproken gaat worden. Het wordt er ook interessanter door.
Bij belangrijke meetings kun je voor aanvang ook even met de voorzitter gaan zitten. Vraag nadrukkelijk wat voor verslag er gemaakt moet worden.
#3 Vraag gewoon om opheldering
Soms snap je – ondanks al je voorbereiding – gewoon even niet waar het over gaat of wat iemand precies bedoelt. Mits met mate, kun je dan best om verduidelijking vragen. Dit komt de vergadering over het algemeen ten goede. Een slimme voorzitter doet dit trouwens zelf ook al.
#4 Onderscheid hoofd- en bijzaken
Konijn, let je op? Dit vergt natuurlijk enige oefening, maar een hoofdzaak houdt direct verband met het doel van een vergaderpunt. Daarbij helpt het natuurlijk enorm als de agenda duidelijk is opgesteld. Een andere goede indicator is wanneer iemand zijn punt herhaalt of er nog eens op terugkomt. Dan is het voor hem of haar in ieder geval erg belangrijk.
#5 Werk je notulen een dag later pas uit
Nog een voor het konijn (de jaguar moet juist zorgen dat ie het niet vergeet):
Notulen hoef je niet direct na de vergadering uit te werken. Liever niet zelfs. Laat het eerst even een uurtje bezinken. Dan scheidt je vanzelf bijzaken en hoofdzaken (want die blijven langer hangen). Te lang wachten hoeft ook niet. Een paar uur of een dag later is een prima termijn.
Fotocredits: Unsplash
