Zoek voor de grap eens op ‘praten tijdens een vergadering ‘ en je krijgt het idee dat stille vergaderdeelnemers het grootste probleem vormen:
Ik zou het willen omkeren: Hielden de praters maar vaker hun mond.
Als je kijkt naar de top 5 vergaderergernissen, zie je dat ‘discussie niet to the point’ op 1 staat en ‘vergadering duurt te lang’ op nummer 4.
Volgens mij kunnen praters door hun gedrag te veranderen veel van deze ergernis wegnemen. In dit artikel geef ik je een paar handige tips.
‘Anders zegt niemand wat’
Eerst een misverstand uit de weg ruimen: praters bedoelen het vaak niet verkeerd.
Misschien dat ze maar doorgaan uit zenuwachtigheid of de angst dat anders niemand wat zegt.
Ook kan een reden zijn dat iemand heel veel praat om de anderen te overtuigen van zijn of haar idee. Maar dat is vaak niet de slimste tactiek. Waarom lees je zo.
Stilte is niet erg
Ok praters. Punt 1: Stilte is niet erg.
Heb je een vraag gesteld en komt er niet direct antwoord? Of heeft je baas een vraag gesteld waarop een stilte valt? Vraag je dan af of je echt zelf het beste nu kunt gaan praten, of dat een (stillere) collega misschien wel wat nuttigs te zeggen heeft.
Door (denk)stiltes te laten vallen, zorg je ervoor dat:
- Iedereen beter kan nadenken over een antwoord
- Meer mensen zich gehoord voelen
- Je minder snel afdwaalt
- Je effectiever vergadert
Vragen stellen is slimmer
Stel je voor: je hebt een GE-WEL-DIG plan.
Dan kun je dat met veel bombarie lanceren.
Je kunt ook beginnen met vragen stellen:
- Wat vinden andere deelnemers van de huidige situatie?
- Wat weten andere vergaderdeelnemers al over je plan?
- Hebben ze hier nog suggesties voor?
Door geïnteresseerd door te vragen, betrek je andere deelnemers veel meer bij je plan dan wanneer je het als een missionaris gaat verkondigen. Grotere kans ook dat het erdoor komt.
Zet een vraagteken op je iPad
Vragen stellen (in plaats van zeggen wat je zelf vindt) gaat niet iedereen even gemakkelijk af.
Misschien denk je nu wel ‘ik moet vaker vragen stellen’, maar verval je bij een vergadering toch weer in je oude patroon.
Daarom kun je een simpel hulpmiddel inschakelen. Het liefst visueel. Zet bijvoorbeeld een vraagteken op je notitieblok of je iPad.
Soms werkt het ook om jezelf van tevoren een specifiek doel op te leggen, bijvoorbeeld:
Ik hou de eerste vijftien minuten van de vergadering mijn mond.
Probeer het gewoon eens uit en kijk of het wat verandert.
Opleggen werkt niet
Nog wel even een waarschuwing:
Hoewel deze tips prima werken als praters hier zelf gemotiveerd mee aan de slag gaan, werkt het totaal niet wanneer je het van bovenaf oplegt. Je zou hoogstens eens subtiel deze blog op je LinkedIn kunnen delen.
Vraag eens iemand van een andere afdeling
Tot slot nog een tip:
Niet alle praters hebben van zichzelf door dat ze teveel praten. En het is niet altijd even fijn om dat tegen je collega of leidinggevende te moeten zeggen. Daarom kan het helpen om een keer een extern iemand bij je vergadering te betrekken.
Natuurlijk kan ik je nu aanraden om mij of een andere professional in te schakelen voor een teamtraining vergaderen, maar het helpt ook al om eens een collega van een andere afdeling te vragen.
Fotocredit: Twitter
