Heb je wel eens zo’n vergadering waarbij iedereen langs elkaar heen lijkt te praten? Waarbij de helft van de aanwezigen uit het raam staart? Waar je de focus kortom verloren bent?
Dan ben je absoluut niet de enige.
Meer focus bij vergaderingen begint met een goede agenda (duidelijke doelen!) en de juiste mensen uitnodigen, maar in deze blog wil ik je een paar tips geven over hoe je tijdens de vergadering zelf de focus weer terugkrijgt.
Mentaal inchecken
Volgens verandermanager Gustavo Razetti komen deelnemers aan een meeting vaak al ongeconcentreerd binnen. Ze zitten nog met hun hoofd bij de vorige meeting of een persoonlijke gebeurtenis eerder die dag.
Daarom raadt hij aan om bij elke nieuwe meeting eerst even ‘mentaal in te checken’. Hiervoor trek je per vergadering 5 tot 10 minuten uit. Iedereen beantwoordt hier een eenvoudige vraag zoals:
- Hoe is je dag tot nu toe?
- Wat vind je het belangrijkste bij deze vergadering?
- Wat houdt je op dit moment bezig?
Hiermee:
- Geef je iedereen een stem
- Geef je mensen de gelegenheid om te landen
- Creëer je vertrouwen en onderling begrip
Wil je meer weten over het hoe & waarom van een mentale check-in? Lees dan zeker deze blog.
Telefoons uit & buiten bereik
De grootste afleiders zitten in je broekzak. Of nog veel erger: ze liggen op de vergadertafel.
Neem het je collega’s niet kwalijk als ze gedurende de vergadering meerdere malen op hun smartphone kijken, de meeste apps zijn namelijk ontworpen om je verslaafd te maken.
Daarom kun je afspreken om alle telefoons voor aanvang van de vergadering uit te zetten en fysiek buiten bereik van de deelnemers. Misschien een ingrijpende maatregel, maar het doet wonderen voor je focus.
Voorzitter: Wees niet bang om in te grijpen
Een goede voorzitter moedigt aanwezigen aan om deel te nemen aan het gesprek, maar kapt ze ook af wanneer het teveel offtopic of in de herhaling gaat.
Over dit onderwerp hebben we eerder deze blog geschreven:
Even een korte break (maar wel een echte!)
Soms is iedereen gewoon even op. Als goede voorzitter voel je dit aan. Eventueel kun je dan de vergadering voortzetten op een later moment. Moeten er vandaag beslissingen genomen worden? Kies dan voor een korte break. Hierbij is het wel belangrijk dat het écht een onderbreking is.
Dus niet:
- Tijdens de break over het onderwerp door blijven praten
- Tijdens de break massaal op je telefoon kijken
- Tijdens de break allemaal blijven zitten
Maar wel:
- Even opstaan, een rondje lopen, koffie halen
- Praten over luchtige onderwerpen die niets met werk te maken hebben.
Binnen jouw team de focus terugbrengen? Neem contact op en wij kijken graag me je mee!
