Tijdens een vergadering is de notulist misschien wel degene die het hardst moet werken. Het resultaat van zijn/haar werk is voor alle aanwezigen belangrijk. De notulen worden er immers vaak op nageslagen om te zien welke afspraken zijn gemaakt, maar ook om te zien wat de planning of status is van een project.
Om deze belangrijke taak voor de notulist makkelijker te maken, delen we in deze blog een aantal tips. Waarbij het harde werken ook het beste resultaat oplevert. Deze tips zijn niet alleen nuttig voor de notulist, maar ook voor de voorzitter!
Tip 1: Voorbereiding is het halve werk
Als notulist moet je snel kunnen meeschrijven. Omdat het onmogelijk is om alles letterlijk op te schrijven, noteer je alleen de belangrijkste zaken in steekwoorden. Maar als je niet bekend bent met het onderwerp van de vergadering, dan kun je moeilijk bepalen wat belangrijk is. Daarom is het goed om je vooraf te oriënteren op de vergadergroep en met de voorzitter over het onderwerp te praten.
Natuurlijk is het ook belangrijk dat je vooraf de agenda in bezit hebt. Deze voorbereiding kost even tijd, maar die verdien je dubbel en dwars terug tijdens de vergadering en bij het uitwerken van de notulen!
Tip 2: Praat vooraf met de voorzitter
Los van de inhoudelijke voorbereiding, is het goed om nog een aantal andere zaken vooraf af te stemmen met de voorzitter.
- Wat voor een notulen verwacht hij/zij bijvoorbeeld? Alleen een besluiten- en/of actielijst of een verslag? En hoe uitgebreid?
- Naar wie worden de notulen verzonden?
- Wil hij deze vooraf goedkeuren?
Zorg dat de verwachtingen helder zijn. De voorzitter is je beste vriend tijdens de vergadering. Vraag hem of haar om regelmatig samen te vatten of een voorstel of standpunt te herhalen. Bijvoorbeeld aan het begin en bij het afsluiten van een agendapunt.
Tip 3: Richt de vergaderruimte in
Wees als notulist als eerste aanwezig. Het is namelijk belangrijk dat je een plek hebt waar je iedereen goed kunt zien en horen. Bij voorkeur naast de voorzitter, zodat je eventueel tussentijds kunt overleggen.
Wanneer je de aanwezigen niet kent, vraag dan of ze naambordjes willen plaatsen. Zo kun je snel de juiste opmerking bij de juiste persoon plaatsen (zie ook tip 4).
Check ook of er een spreekinstallatie aanwezig is. In dat geval kun je eenvoudig opnameapparatuur installeren. Dat werkt beter dan een microfoon in het midden, want die neemt vaak ook hinderlijke omgevingsruis op. Als je de vergadering opneemt, is het toch goed om mee te schrijven. Tijdens de vergadering haal je er namelijk de belangrijkste zaken al uit. Bij de uitwerking kun je de opname erop naluisteren voor details.
Wanneer je zelf ook deelnemer bent aan de vergadering, dan is een opname echt nodig om zelf goed te kunnen participeren (zie ook tip 5).
Tip 4: Gebruik een template
Wanneer je met de voorzitter hebt afgesproken wat voor notulen je gaat schrijven en wat hij/zij belangrijk vindt, kun je daarvoor alvast een template voorbereiden.
Maak je bijvoorbeeld een uitgebreid verslag met verschillende standpunten van de deelnemers, gebruik dan een template met drie kolommen. Een voor de naam, een voor het standpunt en een voor andere opmerkingen en aanvullingen. Zo kun je tijdens de vergadering heel kort en bondig alle meningen noteren. Voor een beslissingen-/actielijst gebruik je het best 4 kolommen: voor de actie, de verantwoordelijke persoon, de deadline en eventuele opmerkingen.
Tip 5: Een notulist is altijd objectief
Om goede notulen te schrijven, moet je als notulist goed kunnen luisteren en openstaan voor alle meningen. Dat is lastig als je zelf deel uitmaakt van de vergadergroep. Dan heb je al snel een mening over het onderwerp. Bovendien valt het niet mee om deel te nemen aan de vergadering en tegelijkertijd te schrijven. In de ideale wereld is de notulist dus een objectieve buitenstaander. Let wel op: in geen geval gebruik je als notulist opmerkingen in het verslag waaruit jouw mening blijkt. Blijf dus altijd objectief en geef je eigen mening in de notulen net zo weer als die van de andere deelnemers.
Effectief vergaderen in jullie organisatie
Wil je meer tips over effectief vergaderen? Dan hebben we nog meer interessant leesvoer voor je! Of vraag een incompany training aan. Zo kun je samen met je collega’s leren hoe vergaderen leuker en effectiever kan. Omdat je op maat advies krijgt in de setting waarin jullie normaal ook overleggen, is zo’n training nog effectiever.
