Weinig mensen die ik spreek, vinden vergaderen echt leuk. En toch besteden ze een groot deel van hun werkende leven aan vergadertafels. Vergaderen leuk? Wat maakt het dan zo vervelend? Wat zijn de grootste vergaderergernissen? Ik vroeg het nav van de training effectief vergaderen aan mijn vrienden op Facebook en mijn connecties op Linkedin.
Dat heb ik geweten..
Meer dan 150 mensen deelden maar al te graag hun vergaderergernissen
Man, vrouw, jong, oud, manager, assistent, megabedrijf of startup, het maakte eigenlijk niet uit aan wie ik het vroeg. Iedereen vond wel iets vervelend aan meetings, overleggen of besprekingen.
-
- (Mijn Facebookpost was niet openbaar, daarom heb ik voor de zekerheid achternamen even weggehaald)
En zo gaat het nog wel even door. De reacties op LinkedIn lees je hier terug.
AAAAAAAAAHhhh…
Waar ergerden mijn online vrienden zich het meest aan tijdens vergaderingen?
Gebrek aan stroopwafels? iPads op tafel?
Ik ben de reacties eens gaan turven.
Dit zijn de 5 grootste ergernissen tijdens vergaderingen:
1. Discussie niet to the point
2. Geen goede agenda
3. Onduidelijke afspraken
4. Vergadering duurt te lang
5. Doel meeting onduidelijk
Komt het je enigszins bekend voor?
Daarom is er nu: EffectiefVergaderen.nl
Nu kan ik die vergaderingen niet op magische wijze voor je laten verdwijnen. Vergaderen blijft nodig, en is soms ook heel nuttig (al kunnen we over de frequentie goede discussies houden).
Maar met mijn ervaring (en die van mijn collega’s) als coach, weet ik wel hoe je vergaderen leuker en vooral effectiever maakt.
Die informatie wil ik graag met je delen. Door middel van blogs, cases, interessante video’s en vergadertrainingen die aansluiten op jouw uitdagingen.
Oplossingen voor vergaderergernissen
Ok. Tijd voor wat tips. Zo kun je weer leuk vergaderen!
Discussie niet to the point
Voorzitters opgelet: Probeer in vergaderingen 80% vooruit te kijken en 20% terug. Onderbreek veelpraters vriendelijk maar beslist.
Geen goede agenda
Maak voor elk onderwerp een doel en een tijdsplanning. Je kunt ook per onderwerp een voorzitter aanwijzen die het proces begeleid. Mail de agenda 2 tot 7 dagen vooraf, afhankelijk van de voorbereidingstijd.
Onduidelijke afspraken
Formuleer actiepunten volgens het SMART principe en mail deze afspraken binnen 24 uur na de vergadering.
Vergadering duurt te lang
De tijd die je reserveert is de tijd die wordt gebruikt. Hou het kort. Al na een kwartier vermindert de concentratie. Vergader nooit langer dan een uur.
Doel van de meeting onduidelijk
Definieer altijd de Gewenste Uitkomst van de vergadering. Schrap cyclische vergaderingen om te informeren en zoek naar slimmere alternatieven om te informeren.
Deel deze tipsheet gerust met je collega’s! (klik voor een grotere versie)
Leuk vergaderen? Huh? Was dat het al?
Nee, natuurlijk niet! Dit is slechts een voorproefje. Over elke ergernis kun je een hele blog op zich schrijven.
Iemand nog vragen?
