De Gemeente Moerdijk neemt haar eigen vergadercultuur kritisch onder de loep. Is het nut van elk overleg duidelijk? Zijn de juiste mensen aanwezig? Houdt de voorzitter de tijd in de gaten? In deze case over effectief vergaderen bij gemeentes lees je:
- Hoe projectleider Mark vergaderergernissen onderzocht
- Waarmee trainer Chris de teams en voorzitters kon helpen
- Welke verbeteringen manager Ico zag in de vergadercultuur
Maak kennis met de hoofdrolspelers:
Mark Deenik, projectleider
“Iedereen heeft zijn eigen uitdagingen bij vergaderingen leiden. De mijne is bijvoorbeeld om de energie erin te houden”
Ico Goedhart, manager
“Het is vaak een vicieuze cirkel: Je krijgt niemand te pakken omdat ze in een overleg zitten. Dus plan je maar weer een nieuwe vergadering.”
Chris Bos, vergadercoach
“Ik zie bij gemeentes een enorme werkdruk. Door effectiever te vergaderen bespaar je kostbare tijd en energie.“
“Vaak te lang op inhoud doorgesproken”
“Mijn werk bestaat voor een groot deel uit vergaderen”, geeft Ico Goedhart toe. Als de manager openbare ruimte een schatting moet geven? “Ik denk wel 50 procent van mijn tijd.” Volgens hem kan dat percentage flink omlaag.
Waarom besteed je zoveel tijd aan vergaderen?
“Oh ik kan wel wat redenen noemen. Vaak wordt te lang op inhoud doorgesproken. Soms is de agenda of het doel van het overleg onduidelijk. En ik denk ook wel eens: Was het heel erg geweest als ik hier niet bij had gezeten?”
Onderzoek naar vergaderergernissen
Projectleider Mark Deenik herkent veel in het verhaal van Goedhart: “Hoe hoger je in de organisatie komt, hoe meer er vergaderd wordt.”
Hij onderzocht de grootste vergaderergernissen binnen de gemeente:
Rapport ‘Bewuster en met meer resultaat vergaderen.’ – Gemeente Moerdijk 2016
Hoe heb je het onderzoek aangepakt?
“Ik ben bij afdelingen langsgegaan en heb simpelweg gevraagd hoe mensen vergaderingen ervaren. Iedereen wilde daar wel graag over praten. Met leden van het managementteam heb ik individueel gesproken. De reacties heb ik geturfd in een vergaderergernissen top 10. ”
Vond je de uitslag verrassend?
“Het viel me op dat iedereen dezelfde ergernissen had. Welke afdeling je het ook vroeg en of het nou hoog of laag in de organisatie was.”
“Dit zijn ook geen specifieke Moerdijkse problemen. Je zou precies hetzelfde tegen kunnen komen bij een andere gemeente.”
Wat heb je vervolgens met deze informatie gedaan?
“Ik ben zelf online op zoek gegaan naar oplossingen en heb ook brainstorms georganiseerd. Daar kwamen aanbevelingen uit die in mijn rapport staan.”
Ben je niet bang dat zo’n rapport in een bureaulade komt te liggen?
“Je moet er natuurlijk wel wat mee doen. Het helpt dat je door de brainstorms mensen al betrokken maakt.” Al is dat volgens hem niet genoeg:
Projectleider Deenik onderneemt de volgende acties:
- Hij maakt een nulmeting van het aantal vergaderuren
- Hij hangt een vergaderchecklist op in alle overlegruimtes
- Hij gaat op zoek naar iemand om vergadertrainingen te geven
En hij stelt een doel:
- Door slimmer vergaderen willen we het aantal uren met 25% verminderen
Op zoek naar de beste vergadertraining
Chris Bos geeft al jaren trainingen bij overheid en bedrijven: “Wat me bij gemeentes opvalt is dat het hele consciëntieuze mensen zijn. De werkdruk is hoog, maar ze gaan toch plichtsgetrouw naar de meeste vergaderingen. Het gevaar daarbij is dat je verzandt in procedures en gewoontes.”
De gemeente huurt hem in voor een pilot van:
- 8 trainingen ‘effectief vergaderen voor teams’
- 3 trainingen ‘hoe leid je een vergadering’
Deenik: “We hadden een offerte gevraagd bij verschillende bureaus. Ze boden dagdelen aan met trainingen. Dat is erg lastig omdat mensen dan tegelijkertijd hun agenda vrij moeten maken. Bovendien blijft het bij een rollenspel.”
De aanpak van effectiefvergaderen.nl spreekt meer aan: “Een trainer sluit aan bij een teamvergadering. Dat kost minder tijd en je krijgt feedback over een echte situatie. Daarna zijn er nog voorzitterstrainingen in kleinere groepjes.”
Ervaringen met de teamtraining
“Iedereen kan wel wat opsteken van een teamtraining”, stelt Deenik. “Als je het te vrijblijvend maakt, zullen de mensen die het echt nodig hebben er niet zijn.”
De pilot is vrijwillig. Toch blijkt er aan enthousiasme geen gebrek. “Die eerste trainingen vulden zich redelijk snel”. Ook trainer Bos is positief verrast: “Ik had verwacht dat mensen meer hun hakken in het zand zouden zetten.”
Goedhart doet mee aan een teamtraining. “De coach zat er de hele vergadering bij. Daarna kwam hij met feedback. Het ging niet alleen over de agenda of vergadertechnieken, maar ook over de groepsdynamiek.”
De een praat te veel, de ander te weinig
Trainer Bos legt uit:
“Als externe observator kan je deze dingen eenvoudiger benoemen. We bespreken hoe en waarom mensen meer of minder participeren. Dat genereert meer begrip voor de manier waarop iedere deelnemer bij wil dragen aan de vergadering.”
“Zo’n metagesprek lucht vaak enorm op. Deelnemers krijgen inzicht in hun eigen vergaderstijl en zijn bereid daar verandering in te brengen.”
Goedhart beaamt dat: “De trainer had geturfd hoe vaak iemand aan het woord was. Dat geeft je iets om over na te denken.”
Minder onderwerpen, minder op inhoud
“Turven en timen doe ik wel vaker” vervolgt Bos, “dan vraag ik bijvoorbeeld weet iemand hoe lang we over het eerste agendapunt hebben gedaan?”
“Dan blijkt dat er 20 minuten over het eerste agendapunt is gesproken, terwijl het ingepland was voor maar 5 minuten. Een breed meanderende discussie zorgt er vaak voor dat andere agendapunten in de verdrukking komen.”
Volgens Goedhart een belangrijk inzicht:
“We willen bij managementvergaderingen minder diep op de bedrijfsvoering ingaan. Teams kunnen veel daarvan zelf oppakken.”
Ervaringen met de voorzitterstraining
“We begonnen met vertellen over ons eerste uur van die dag “, herinnert Deenik. “Dat zorgde voor verrassende verhalen. Van een collega hoorde ik bijvoorbeeld hoe ze druk was met haar zieke dochtertje. Dat schiep een band. Het was een kleine groep waar je je kwetsbaar kon opstellen.”
“Daarna hebben we het over onze uitdagingen als voorzitter gehad.”
Deenik somt zijn eigen verbeterpunten op:
- Regie houden
- Energie geven
- Afwisseling vergadervormen
Regie houden
“Iemand anders vond dit ook lastig. Die moest gaan staan. Chris kwam steeds dichterbij, als het genoeg was moest diegene stop zeggen. Je zag dat hij het er moeilijk mee had. Maar het leerde ook om krachtiger te zeggen dit is mijn grens.”
Energie geven
“Chris liet ons het verschil tussen staan en zittend vergaderen ervaren. Ook hebben we geoefend met verschillende energizers.”
Afwisselen vergadervormen
“We hebben onder andere geoefend met een ander soort opening en ideeën uitgewisseld voor kortere meetings buiten vergaderruimtes.”
Verbeterpunt: Terugkommiddag later plannen
“Een paar weken later was er een terugkommiddag. Daar zouden we onze ervaringen bespreken. Agendatechnisch kwam die datum goed uit. Maar ik had persoonlijk te weinig vergaderingen meegemaakt om er echt iets over te zeggen.”
Resultaat vergadertrainingen
Blijft de hamvraag over:
Is het gelukt om de vergaderuren met 25% te verminderen?
Deenik: “Een pilot duurt te kort om dat te meten.”
“Wel heb ik de tevredenheid van deelnemers gemeten met een enquête. Het overgrote deel was positief. Ze hebben persoonlijke praktische tips meegekregen en zouden de training aanraden aan collega’s.”
Ook Goedhart is positief, maar waarschuwt:
“Je moet aandacht voor dit thema blijven houden. Eén training is niet genoeg.”
Merk je nu al vooruitgang in de vergadercultuur van de gemeente?
“Ik merk dat mensen kritischer zijn geworden. Ze vragen naar de doelstelling van een vergadering, zijn scherper op het tijdsaspect en komen niet zomaar meer met twee mensen van dezelfde afdeling.”
“Verder gaan we aan de slag met feedback. We kijken bijvoorbeeld of we traditionele vormen kunnen vervangen door een SCRUM-aanpak of brainstorm.”
De Gemeente Moerdijk besluit de pilot een vervolg te geven. 16 teams en 8 groepen voorzitters krijgen najaar 2018 een training.
Benieuwd of ze hiermee hun vergaderdoelstellingen gaan halen? We houden je op de hoogte in onze maandelijkse nieuwsbrief (inschrijven hieronder).
