Thuiswerken en effectief vergaderen: hoe pak je dat aan? Wij geven je 5 tips!
De komende 3 weken – en misschien nog wel langer – moeten veel werknemers verplicht thuiswerken in verband met het coronavirus. Een ingrijpende verandering, vooral voor degenen die dit onder normale omstandigheden helemaal niet gewend zijn. Gelukkig is er vandaag de dag een overvloed aan online hulpmiddelen waarmee thuiswerken en werken op afstand goed te doen is. Zelfs vanuit huis vergaderen met collega’s en klanten is met deze hulpmiddelen prima te doen!
Bij Effectief Vergaderen geven we je graag een aantal tips om een online vergadering zo goed en soepel mogelijk te laten verlopen.
Tip 1. Op tijd inbellen
Zeker als een grote groep mensen aan een online vergadering deelneemt, is het belangrijk dat je op tijd kunt starten. Alle deelnemers aan de vergadering moeten daarom op tijd inbellen. Wachten op laatkomers is ontzettend vervelend voor de deelnemers die wel op tijd digitaal aanwezig zijn. Geef daarom voorafgaand aan de vergadering bij alle deelnemers aan dat ze 5 minuten eerder moeten inbellen.
Tip 2. Laat deelnemers een voor een aan het woord
Ook tijdens een online vergadering is het belangrijk om deelnemers een voor een aan het woord te laten. Misschien is het zelfs nog wel belangrijker dan tijdens een reguliere vergadering, omdat het sneller onoverzichtelijk wordt als iedereen door elkaar heen praat. De rol van voorzitter is hierbij heel belangrijk, net als de manier waarop de voorzitter sturing geeft aan de vergadering.
Tijdens een normale vergadering kun je een knikje geven of met je hand naar een persoon wijzen om aan te geven dat het zijn of haar beurt is om te spreken. Online is dit niet mogelijk. Zorg er als voorzitter voor dat je hier goed boven op zit. Stel je vraag met een naam erbij. Zeg bijvoorbeeld: Peter, wat is het belangrijkste punt?. En vermijd open vragen als: Wie kan ik hierover het woord geven?.
Tip 3. Zorg voor een goede voorbereiding
Een vergadering heeft altijd een goede voorbereiding nodig, wil het effectief zijn. Bij een online vergadering is dit nog veel belangrijker. Hierbij is een goede voorbereiding cruciaal voor een goed verloop van de vergadering. Stel een concrete agenda op waarbij het doel duidelijk is. Welke voorbereiding verwacht je van de deelnemers? Zijn er bepaalde tools of software die iedereen moet installeren? Voor de voorzitter is het aan te raden om vooraf af te stemmen wie een onderwerp wil inbrengen. En om dan vooraf te beslissen of daar 2 minuten of 5 minuten de tijd voor is. Zo houd je het kort en bondig.
Tip 4. Deelnemers bij de les houden
Afleiding ligt tijdens een vergadering altijd op de loer. Dat is bij een telefonische of online vergadering niet anders. Tussendoor even je mail lezen, naar buiten staren of de vaatwasmachine aanzetten. Dit voorkom je door vooraf goede afspraken te maken. Dan kun je denken aan:
- Spreek van tevoren af hoeveel spreektijd iedere deelnemer krijgt en zorg ervoor dat dit niet te lang is.
- Stel vooraf vast hoelang alle deelnemers maximaal over een onderwerp mogen spreken.
- Houd als voorzitter het tempo in de discussies.
- Dreigt een discussie uit de hand te lopen qua spreektijd? Kap de discussie dan met zachte hand af.
Tip 5. Rol van de voorzitter is cruciaal
Tijdens een online vergadering is een goede rolverdeling cruciaal. Wijs iemand toe om bij te houden dat het bespreken van de onderwerpen niet langer duurt dan aangegeven. Kies ook een notulist uit die de gemaakte afspraken bijhoudt en een actie en besluitenlijst opstelt. De (online) dagvoorzitter van de vergadering heet de deelnemers welkom, sluit de vergadering af en zorgt ervoor dat de sfeer tijdens de vergadering goed is en blijft!
Graag voorzien wij je van tips en tricks die je de komende tijd extra helpen om vanuit huis te werken en te vergaderen. Heb je specifieke vragen? Neem contact op!
