Gemiddeld zitten Nederlanders bijna 30 uur per maand in overleg, volgens onderzoek. Dan is het logisch dat je wel eens een wegtrekker hebt. Zeker omdat volgens datzelfde onderzoek 57% van de ondervraagden vergaderen saai vindt.
Maar dat hoeft niet! Als je op de juiste manier vergadert, heeft iedereen er baat bij en houd je iedereen bij de les. Wij geven je 3 tips hoe je voorkomt dat deelnemers indutten.
Hoe kun je je optimaal concentreren?
Eerst even wat algemene principes over ons concentratievermogen.
Een gemiddelde werkdag is 8 uur. Het is gewoonweg niet mogelijk om al die tijd volledig gefocust zijn. Onze hersenen gebruiken namelijk 20 procent van onze totale lichaamsenergie en hebben een beperkte energiecapaciteit. Ze moeten dus af en toe even in de ruststand, om vervolgens weer productief te kunnen zijn.
Daarnaast heeft ieder individu een eigen bioritme. Sommigen zijn beter in de ochtend, anderen vlammen in de middag. Je aandachtscurve heeft pieken en dalen, die je gedeeltelijk zelf kunt beïnvloeden. Harder proberen om te focussen, heeft geen zin. Want daardoor raken je hersenen alleen maar meer vermoeid. Ook met multitasken belast je je hersenen juist meer.
Wat wel helpt om (opnieuw) te concentreren? Verandering van omgeving, een andere aanpak en beweging.
Concentreren tijdens een vergadering
Tijdens een vergadering is het extra moeilijk om je aandacht erbij te houden. Dit komt omdat vaak niet alle onderwerpen relevant voor je zijn en je dan zelf niet actief bezig bent. Om iedereen bij de les te houden en een effectieve vergadering te hebben, raden we aan om elke 12 minuten voor een interactie-momentje te zorgen. Zorg dat iedereen betrokken blijft. Dat initiatief ligt niet alleen bij de voorzitter, maar kun je ook als deelnemer in overleg met de voorzitter uitvoeren. Zoek je andere manieren om iedereen weer even alert te krijgen als voorzitter? Probeer dan eens een wijziging in je verhaal, of een anekdote of grap.
Als voorzitter wil je echter niet steeds aan het woord zijn. Daarom nog een aantal andere manieren om iedereen gefocust te houden, waarbij je iedereen betrekt:
Tip 1: Relevantie is key
Het allerbelangrijkste? Zorgen dat alle aanwezigen echt onmisbaar zijn in de meeting. Niets is zo zonde van je tijd en slaapverwekkend als aanwezig zijn op een vergadering waar je niks te zoeken hebt. Vaak plannen we aan het begin van een project vergaderingen in, op een vast tijdstip, gedurende de hele projectperiode. Het is zeker praktisch als alle betrokkenen die tijd reserveren in hun agenda, maar laat de deelnemers aan de hand van de agenda zelf bepalen per vergadering of ze ook écht aanwezig moeten zijn.
Ook kun je ervoor kiezen dat deelnemers alleen aansluiten bij het onderwerp dat voor hen relevant is. Het moment waarop je van onderwerp wisselt, is gelijk een goed moment voor alle aanwezigen om even in beweging te komen.
Tip 2: Beweging stimuleert het brein
Beweging stimuleert het brein en maakt het je creatiever. Bovendien kun je als je in beweging bent, niet wegdutten. Daarom is het goed om niet te lang te zitten tijdens een vergadering. Als je kort vergadert, is het goed om dat staand te doen. Duurt de vergadering langer, las dan regelmatig een pauze in om even te bewegen.
Als je niet te vaak wilt pauzeren, kun je deelnemers ook uitnodigen om af en toe op te staan om iets op te schrijven op een whiteboard of flip-over. Bijvoorbeeld een samenvatting (in steekwoorden) van de voortgang. Als je verschillende whiteboards of flip-overs neerzet in de vergaderruimte, dan kunnen meerdere deelnemers tegelijkertijd iets opschrijven. Bespreek daarna bijvoorbeeld wat er is opgeschreven. Op die manier blijft het bij de andere deelnemers bovendien beter hangen, dan wanneer iemand een droge opsomming geeft.
Organiseer je een brainstormsessie? Maak dan een gezamenlijke grote mind-map op een flip-over. De voorzitter begint met een woord. Laat iedereen daar op zijn beurt een woord bijschrijven en dat toelichten. Zo stimuleer je elkaars creativiteit.
Tip 3: Vergaderpictionary
Belangrijk is dat iedereen aan het woord komt in een vergadering. Om dat te bevorderen, kun je alle deelnemers een kaartje geven en vragen daarop hun visie te delen over het onderwerp. Dat kan elk onderwerp zijn. De reactie mag tekst zijn, maar ook een tekening of andere creatieve uiting.
Vervolgens gooi je alle antwoorden in 1 schaal en vraag je deelnemers om de beurt er een kaartje uit te halen. De persoon leest het kaartje voor of zegt wat hij ziet. Vervolgens zegt hij wat hij denkt dat de auteur bedoelt en of hij het daarmee eens is. Vervolgens krijgt de auteur kans te reageren of het correct is geïnterpreteerd. Zo houd je de vergadering actief en krijgt iedereen het woord.
Energieke vergaderingen zijn effectiever
Deze werkvormen geven meer energie en maken vergaderingen interessanter, terwijl ze tegelijkertijd effectief blijven. In de workshop en trainingen van Effectief Vergaderen, geven we je meer tips voor energizers en hoe je vergaderen leuk en efficiënt houdt.
