Ik hoorde laatst een geinig verhaal van een vriend van me: Hij was op latere leeftijd aan een hbo-studie begonnen. De vakken zelf vond ie hartstikke leuk – alleen moest hij voor ieder onderdeel een uitgebreid evaluatieverslag met actielijst schrijven. De eerste evaluatie schreef ie nog helemaal volgens de regels. Competentie hier, leerdoel daar. Maar al snel vroeg ie zich af of ze überhaupt werden gelezen. Daarom nam hij de proef op de som: In de evaluatie voor het vak ‘bedrijfsadministratie’ beschreef hij hoe hij met een geit en een zak hasj de bergen was ingetrokken. Hij kreeg het terug met een ‘ruim voldoende’.
Voeg eens een onzinzin toe in je notulen
Zo werkt het soms ook met de uitgebreide notulen die je van een vergadering maakt. Worden ze wel (volledig) door iedereen gelezen?
Je zou het kunnen uittestten.
Notuleer eens hoe die ene collega – waarvan je weet dat ze voor Feyenoord is – middenin de vergadering de godenzonen van Ajax ophemelt.
Worden de notulen volgende vergadering zonder discussie goedgekeurd? Dan weet je dat niemand – of in ieder geval zij niet – ze heeft gelezen.
Notuleer alleen belangrijke discussies
Er zijn meerdere redenen waarom mensen notulen niet lezen. Misschien zijn ze gewoon lui. Maar wat ook kan is dat je veel te uitgebreid notuleert.
Wie heeft er tijd voor een verslag van 12 pagina’s?
Daarom kun je ervoor kiezen om alleen bij belangrijke punten – bijvoorbeeld waarin je een juridische kwestie bespreekt – de hele discussie op te schrijven.
Meer hierover lees je in mijn eerdere blog:
Slim notuleren voor jaguars en konijnen
Het nadeel van notulen volledig bespreken
Aan het begin van de vergadering bespreek je vaak de notulen. Of beter gezegd: je keurt ze, eventueel na wijzigingen, goed.
Vaak gebeurt dat door de gehele notulen nog eens door te nemen. Misschien had je de vorige vergadering een belangrijke discussie.
Het risico is dat je deze discussie nog een dunnetjes over gaat doen. Voor je het weet ben je zo een kwartier bezig met punt 2: de notulen bespreken.
En dan moet de vergadering nog beginnen.
Wijzigingen van tevoren doorgeven
Mag ik een alternatief voorstellen?
Wie op- of aanmerkingen heeft moet dit van tevoren per mail doorgeven.
Gaat het om een tekstuele wijziging, dan kun je deze direct doorvoeren.
Betreft het een belangrijk discussiepunt, dan spreek je hier eventueel later over.
Hiervoor is het natuurlijk wel belangrijk dat je de notulen ruim op tijd voor de volgende vergadering verstuurt.
Stuur de actielijst zo snel mogelijk rond
Maar er komt nog iets bij: waarom verstuur je eigenlijk de notulen?
Is het om een discussie zo compleet mogelijk weer te geven?
Of is het als handige reminder zodat je weet wat je ook alweer hebt besloten (en daaruit volgend wat je ook alweer moet doen)?
In dat laatste geval is het handig om na elke vergadering een lijst met besluiten/actiepunten rond te sturen. Zo zie je in een oogopslag wat je besloten hebt of moet doen.
Deze lijst zou je eventueel al dezelfde dag kunnen opsturen. Notulen helemaal uitwerken kost tijd, maar actiepunten heb je veel sneller klaar.
Je collega’s zullen je dankbaar zijn.
Wil je meer tips ontvangen in 2020? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!
Fotocredit: Pexels
