Ik vergelijk vergaderingen wel eens met noodsituaties.
Hoe minder mensen erbij zijn, hoe beter.
Dat klinkt op het eerste gezicht misschien tegenstrijdig. Het is toch juist handig als er meer mensen bij zijn? Dan kunnen er ook meer mensen helpen!
Laat me je uitleggen wat ik bedoel..
Het ‘omstandereffect’
Beroemd – of beter gezegd berucht – bij noodsituaties is het ‘omstandereffect’. In dit bovenstaande filmpje wordt dat mooi geïllustreerd.
Een acteur ligt middenin het centrum van London te creperen van de pijn. Honderden mensen lopen voorbij. Maar niemand helpt hem. Hoe komt dat?
De voornaamste reden: anderen doen het ook niet. Ongemerkt pas je je aan aan de meerderheid. Als zij hem niet helpt, doe ik het ook niet..
Hoe anders zou het zijn als de acteur in een rustig dorpje lag?
Vergadertip: Lekker wegzakken tijdens de vergadering
Een vergelijkbare dynamiek vind je bij vergaderingen.
Zijn er meer dan twaalf mensen aanwezig? Dan conformeer je je ongemerkt aan de grote groep: je neemt niet actief deel. Zo krijg je een zichzelf versterkende dynamiek. Steeds meer deelnemers zakken weg.
Bovendien: hoe meer deelnemers, hoe groter de kans dat je mensen niet (goed) kent. Het wordt ‘enger’ om je uit te spreken. Dat heeft voornamelijk te maken met een gevoel voor veiligheid. Het vraagt een stuk meer moed (en kwetsbaarheid) om een vraag te stellen die jij zelf als potentieel dom beschouwt. Het gevaar dreigt dat je afgaat als een gieter en je houdt je mond wel.
Wat is het ideale aantal vergaderdeelnemers?
Ik heb wel eens een verklaring gelezen waaruit zou moeten blijken dat het ideale aantal vergaderdeelnemers 7 is. Omdat je dan de beste dynamiek zou hebben.
Zelf denk ik dat je niet zo rigide aan een getal moet vasthouden. Logischer is om uit te gaan van het aantal mensen dat echt inhoudelijk betrokken is bij de inhoud van de vergadering. Soms zijn dat 5 mensen, soms zijn dat er 9.
Hoe zorg je voor minder mensen op je vergadering?
Maar stel nu even dat je 12 mensen op de lijst hebt staan. Genoeg om te vrezen voor het omstandereffect. Hoe zorg je dan voor een kleiner aantal deelnemers?
Maak aanwezigheid optioneel
De eerste oplossing is verrassend simpel en wordt veel te weinig gebruikt. Mensen kunnen vaak zelf prima inschatten hoe nuttig hun aanwezigheid is bij een vergadering. Wie niet wil komen, hoeft ook niet (maar dan niet achteraf zeuren over beslissingen waar je het niet mee eens bent).
Splits de vergadering op
Misschien dat een of twee mensen met alle besproken onderwerpen op de vergadering te maken hebben. Maar voor de rest geldt dat niet! Waarom zou je dan iedereen verplichten om op een grote vergadering aanwezig te zijn? Slimmer is het om de vergadering in twee of meerdere delen op te splitsten.
Zorg voor de beste notulen ooit
Een veelgehoorde reden om vergaderingen bij te wonen is om ‘op de hoogte te blijven’. Ze nemen zich misschien voor om tijdens de vergadering niet zoveel te zeggen en vooral te luisteren. Maar dat zit niet in de aard van elk beestje. En voor je het weet krijg je lange uitweidingen van irrelevante deelnemers. Of durven relevante deelnemers zich niet uit te spreken omdat er zoveel mensen zijn.
Dit probleem los je op door de beste notulen ooit te maken. Zo hoef je niet fysiek aanwezig te zijn om toch prima op de hoogte te kunnen blijven.
Meer hierover lees je in mijn eerdere blog: Slim notuleren voor jaguars en konijnen.
En voor alle kwebbelkousen, lees ook zeker eens het verhaal van mijn collega Chris Bos: Meer luisteren, minder praten tijdens een vergadering.
Fotocredit: Pexels
