Voor de een zijn donuts verslavend, voor de ander gokken en voor weer een ander.. vergaderen. Nu wil ik niemand een slechte gewoonte aanpraten, maar met donuts heb je tenminste nog wat lekkers te snacken. Hoe komt het toch dat sommige organisaties maar niet genoeg lijken te krijgen van overleggen, bilateraaltjes, meetings, vergaderingen, beraadslagingen en besprekingen (en dan ben ik vast nog een paar hippe Engelse termen vergeten)? En misschien nog wel belangrijker: hoe kom je van die vergaderverslaving af en ga je effectief vergaderen?
Waarom vergaderen we zoveel?
Een overleg wordt vaak ingepland terwijl dat helemaal niet nodig is. Bijvoorbeeld omdat er niets besloten hoeft te worden. Het is eigenlijk vooral een statusupdate die ook prima via de mail kan. Of in ieder geval met stukken minder deelnemers.
Maar helaas: sommigen nemen het woord ‘statusupdate’ iets te letterlijk. Ze willen graag voor een groot publiek laten zien hoeveel ze wel niet van een onderwerp weten. Of hebben eigenlijk geen actieve inbreng, maar vinden het fijn bij de genodigden te horen.
Ook door onduidelijke agenda’s of slechte notulen vergaderen we veel vaker dan zou moeten. Wat immers niet tijdens de ene meeting aan bod komt, schuift automatisch door naar de volgende.
Hoe zorg je voor minder vergaderingen?
Een cultuurverandering krijg je niet van de ene op de andere dag voor elkaar. Al zijn er natuurlijk wel wat zaken waar je nu al mee kunt beginnen. Daarom geef ik je alvast drie tips om morgen al minder te hoeven vergaderen:
#1 Zeg nee
‘Nee, ik ben niet relevant voor dit overleg’
‘Nee, ik heb geen tijd want ik werk dan aan…’
Het vergt misschien wat lef, maar het is een goede manier om ook anderen na te laten denken over het nut van al die meetings. En je bent er in ieder geval zelf minder tijd aan kwijt.
#2 Draag alternatieven aan
Alleen maar bot weigeren is niet de slimste tactiek. Draag ook alternatieven aan. Gaat het bijvoorbeeld om een statusupdate? Is er dan geen slimmere manier om elkaar op de hoogte te houden? Bijvoorbeeld via een projectmanagementtool zoals Trello.
#3 Stel duidelijke doelen
En als je dan toch vergadert: stelt duidelijke doelen. Waarom hebben we dit overleg? Waar gaan we over besluiten? Met een duidelijk doel voor ogen ben je sneller klaar, hoef je minder door te schuiven en daardoor uiteindelijk minder te vergaderen.
Foto credit: Unsplash
