Sorry niet-voetballiefhebbers, ik ga het even over het WK van ’98 hebben. Een beeldende inleiding naar weer een handige vergadertip.

De opstelling van een voetbalelftal

DENNIS BERGKAMP, DENNIS BERGKAMP, DENNIS BERGKAMP!!!!

Maar wat nou als Wim Jonk daar had gestaan? Ik bedoel, prima voetballer hoor, maar die goal had ie niet gescoord. Of wat als Bergkamp op de positie van De Boer zou rondlopen, had ie dan die magnifieke paas loepzuiver op de schoen van de spits gegeven? Ik vraag het me af…

Mijn punt is: niemand twijfelt bij sport aan het belang van een opstelling.

De opstelling in het klaslokaal

Een ander voorbeeld, misschien nog wel relevanter (maarja ik wilde eerst graag die Bergkampgoal laten zien): Stel je voor dat je leraar bent op een basisschool.

Welke leerlingen zet je dan in het klaslokaal naast elkaar?

Hoe goed kunnen ze met elkaar opschieten?

Hoe zorg je dat er niet teveel onrust komt?

Welke snellere leerling kan een langzamere leerling helpen?

Verander je de tafelschikking gedurende het jaar?

Reken maar dat je hier over na gaat denken.

De opstelling van een vergadering

Dan een vergadering.

Hoe is de opstelling daar eigenlijk geregeld? Zit je aan een vierkante tafel of aan een ronde? Zit je dicht bij elkaar of juist verder van elkaar? Waarom zit je eigenlijk? Waarom niet staan?

In negen van de tien gevallen denkt waarschijnlijk niemand erover na. Je gaat gewoon naar de ruimte waar de vergadering plaatsvindt en begint.

Ook belangrijk: wie zit waar?

Degenen die als eerste binnenkomen (en dat zijn vaak dezelfde mensen) gaan op de comfortabelste plekken zitten, met overzicht en lekker ver weg van de voorzitter.

Dan heb je de mensen die altijd in groepjes binnenkomen. Zij zitten lekker naast elkaar.

En de notoire laatkomer. Waar zit die? Waarschijnlijk op de plek die over is. Pal naast de voorzitter.

Ook bij een vergadering wil je de opstelling bepalen

Door al die willekeur vergroot je de kans op ongeordende of ongeïnspireerde vergaderingen. Terwijl je natuurlijk inspirerend wil vergaderen!

Vergadertip: Probeer als voorzitter daarom eens een tafelschikking te maken.

Gebruik dezelfde logica als een basisschoolleraar:
– Wie kan elkaar helpen? (en zet je dus naast elkaar)
– Wie zorgt er voor onrust? (en haal je dus uit elkaar)

Of die van een voetbaltrainer:
– Waar zit de Frank de Boer (aangever)? Waar de Dennis Bergkamp (afmaker)? Kun je er door de tafelschikking voor zorgen dat ze elkaar aankijken?

Dankzij een betere opstelling verander je ook de dynamiek in een groep. Je krijgt er betere vergaderingen door.

Tot slot nog een vergadertip: Probeer de opstelling niet tijdens de vergadering te veranderen en zelfs niet wanneer mensen in het begin binnenkomen en willen gaan zitten. Slimmer is het om van tevoren naambordjes uit te printen en deze op de juiste plek neer te leggen. Vergaderdeelnemers zullen deze indeling veel eerder accepteren.

Fotocredit: Wikimedia & Flickr